Klachtenregeling

Klachtenregeling

Het doel van deze klachtenregeling is om een eerlijke en effectieve procedure vast te stellen voor het indienen, behandelen en oplossen van klachten met betrekking tot het bestuur, de bestuursleden, activiteiten, medewerkers, vrijwilligers, diensten of andere aspecten van Stichting 2CU. Deze regeling is bedoeld om betrokkenen een mogelijkheid te bieden om hun klachten te uiten en om de stichting in staat te stellen adequaat te reageren en passende maatregelen te nemen. 

Definities:  

a. "Klacht": Een mondelinge of schriftelijke uiting van ontevredenheid over een handeling, beslissing of gedraging van Stichting 2CU of haar bestuur, bestuursleden, medewerkers of vrijwilligers.  

b. "Klager": Een persoon of entiteit die een klacht indient. 

Indienen van een klacht:  

a. Klachten kunnen schriftelijk en mondeling worden ingediend bij de klachtencoördinator.  

b. Het schriftelijk indienen van een klacht kan via e-mailadres: sandra@2cu.nl met als onderwerp ‘Klacht 2CU’. 

c. Het mondeling indienen van een klacht kan op afspraak bij de klachtencoördinator. Een afspraak kan worden gemaakt via e-mailadres: sandra@2cu.nl met als onderwerp ‘Afspraak klacht 2CU’. 

Behandeling van klachten:  

a. De klachtencoördinator neemt zo spoedig mogelijk contact op om de klacht te bespreken en samen de aanpak te bepalen. Indien nodig stelt de klachtencoördinator een onderzoek in.  

b. Klachten worden vertrouwelijk behandeld, waarbij alleen de relevante personen op de hoogte worden gesteld van de klacht. 

Tijdsbestek:  

a. De klachtencoördinator streeft ernaar om klachten binnen een redelijke termijn te onderzoeken en af te handelen.  

b. Indien nodig stelt de klachtencoördinator de klager op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de klacht en de geschatte tijd die nodig is voor de afhandeling. 

Afhandeling en communicatie:  

a. Na het onderzoek neemt de klachtencoördinator een besluit en zal dit schriftelijk communiceren aan degene die de klacht heeft ingediend. De klachtencoördinator informeert schriftelijk over de bevindingen naar aanleiding van de klacht en de wijze waarop de klacht is afgehandeld. 

b. Zo nodig stelt de klachtencoördinator het bestuur voor om passende maatregelen te nemen om de situatie te herstellen en soortgelijke klachten in de toekomst te voorkomen. 

Registratie en evaluatie:  

a. Alle ontvangen klachten en de genomen acties worden gedocumenteerd en geregistreerd.  

b. Eens per jaar zal Stichting 2CU de klachten en de afhandeling ervan om eventuele structurele problemen te identificeren en verbeteringen aan te brengen.